CITTA' DI REGGIO CALABRIA

REGOLAMENTO  PER  IL  FUNZIONAMENTO
  
DELL’UFFICIO  RELAZIONI  CON  IL  PUBBLICO

Approvato con deliberazione G. M. n. 766 del 31.12.2001 ed emendato con  deliberazione n. 62 del     12.03.02__

INDICE

TITOLO PRIMO

DISPOSIZIONI GENERALI

Art.1 – Oggetto del regolamento . Riferimenti normativi
Art.2 – Finalità
Art.3 – Funzioni 

TITOLO SECONDO

ORGANIZZAZIONE, RISORSE

Art.4 – Spazio 
Art.5 – Orario di apertura
Art.6 – Risorse umane
Art.7 – Competenze
Art.8 – Formazione del personale
Art.9 – Risorse finanziarie
Art.10- Organizzazione delle attività

TITOLO TERZO

SERVIZI AI CITTADINI

CAPO I: Informazioni
Art.11 – Sportello informativo
Art.12 – Guida ai servizi
CAPO II: Ascolto
Art.13 – Ascoltiamo per migliorare
Art.14 – Centralino
CAPO III: Progettazione e procedure
Art.15 – Progetti di comunicazione
Art.16 – Semplificazione amministrativa
Art.17 – Altri servizi

TITOLO QUARTO

QUALITA’ DEI SERVIZI

CAPO I: Iniziative di miglioramento
Art.18 – Ambito di intervento
Art.19 – Strumenti di monitoraggio
CAPO II: Comunicazione esterna
Art.20 – Attività editoriale
Art.21 -  Comitato  redazionale
Art.22 – Incontri con i cittadini
Art.23 – Rapporti con gli altri URP
CAPO III: La comunicazione interna
Art.24 – La Consulta per la comunicazione interna
Art.25 – Conferenza della Informazione e della Comunicazione
Art.26 – Modalità comunicazionali
CAPO IV: Semplificazione
Art.27 – Revisione, razionalizzazione e standardizzazione delle procedure amministrative
Art.28 – Predisposizione della modulistica
Art.29 – Assistenza alla compilazione e consegna

TITOLO V

DISPOSIZIONI FINALI

Art.30 – Programmazione annuale e verifica dell’attività dell’URP
Art.31 – Abrogazione e rinvio.

TITOLO PRIMO
 
    DISPOSIZIONI GENERALI

Art. 1.
Oggetto del regolamento.Riferimenti normativi

1.	Il presente regolamento disciplina  il funzionamento dell'Ufficio Relazioni con il Pubblico, di seguito denominato URP, secondo i principi della direttiva DPCM 11.10.1994 ,  nel rispetto delle seguenti disposizioni di legge:
D.Lgs. n.267/2000 art.88, Legge 241/90 capo III e successive mod. ed integrazioni, D.29/’93 art.12 istitutiva URP e successive modif., Legge 675/96, Regolamento sull’accesso agli atti dell’Ente, L.127/’97 art.7, D.Lgs. 165/01 art.11. 
ne ridefinisce i compiti e l’organizzazione secondo le previsioni della L 150/00 ed il DPR 422 (regolamento attuativo).
2.	Qualunque attività di informazione e comunicazione degli uffici comunali, ferme restando le competenze dell’ufficio stampa, per come previste dalla L.150 e successive modifiche, è compresa nel presente regolamento.
3.	L’istituzione di sportelli informativi con finalità simili o analoghe a quelle stabilite nella legge e nel presente regolamento avviene esclusivamente con delibera di Giunta.

Art.2.
Finalità

1. L’URP ispira la propria azione ai seguenti criteri:
a)	garantire l’esercizio dei diritti di informazione, di accesso e di partecipazione;
b)	agevolare l’utilizzazione dei servizi offerti ai cittadini, anche attraverso l’illustrazione delle disposizioni normative e amministrative, e l’informazione sulle strutture e sui compiti delle amministrazioni medesime;
c)	avvalersi dei sistemi di interconnessione telematica e delle nuove tecnologie, in atto disponibili presso l’Ente;
d)	attuare, mediante l’ascolto dei cittadini e la comunicazione interna, i processi di verifica della qualità dei servizi e di gradimento degli stessi da parte degli utenti;
e)	garantire la reciproca informazione fra l’URP e le altre strutture operanti nell’Amministrazione, nonché fra gli uffici per le relazioni con il pubblico delle varie amministrazioni.

2.	L’URP, in coerenza con gli obiettivi dell'Amministrazione comunale, che indirizza la propria azione al miglioramento dei rapporti con i soggetti appartenenti alla comunità cittadina ed al perseguimento di obiettivi di trasparenza, efficienza, efficacia, e qualità dei servizi e delle prestazioni erogate, in particolare:
a)	cura le attività di informazione e comunicazione verso i cittadini, anche attraverso l’utilizzo di nuovi strumenti telematici;
b)	garantisce l'esercizio del diritto di accesso agli atti e di partecipazione ai procedimenti amministrativi, in conformità ai principi sulla tutela della riservatezza dei dati personali e nel rispetto del regolamento sull’accesso dell’Ente; 
c)	organizza in modo sistematico le attività di monitoraggio del livello di soddisfazione degli utenti per i servizi erogati; organizza la raccolta e l’ascolto delle segnalazioni, delle proposte e dei reclami dei cittadini, predisponendo precise procedure di risposta. I risultati di tali attività hanno rilievo ai fini della misurazione e della valutazione dell’efficacia dell’azione amministrativa e dell’operato dei dirigenti e dei dipendenti;
d)	favorisce la comunicazione interna, tramite la tempestiva e costante circolazione delle informazioni, sia per uniformare e perfezionare le informazioni dirette al pubblico che per migliorare l'efficienza dei propri interventi.

3.	Ai sensi del presente regolamento si considerano cittadini tutti coloro che sono     residenti nel territorio comunale o che vi si recano abitualmente per ragioni di lavoro, di studio o come utenti di servizi comunali; associazioni, di persone fisiche o giuridiche, tutti i soggetti iscritti all’Albo comunale ovvero che svolgono la propria attività nel territorio del comune.

Art 3
Funzioni 

1.	L’URP, inserito nell’Unità di I livello “Organizzazione e Risorse Umane”, accoglie le istanze e riceve le richieste di informazione anche attraverso sistemi telematici e telefonici (numero verde, fax, posta elettronica);
2.	Garantisce l’informazione e l'accesso ai cittadini, ai procedimenti ed ai servizi del Comune di Reggio Calabria, e favorisce l'accesso alle informazioni delle altre pubbliche amministrazioni e dei soggetti erogatori di servizi di pubblica utilità, anche attraverso l’utilizzo di strumenti telematici e telefonici;
3.	Attua processi di verifica della qualità dei servizi e del gradimento degli stessi da parte degli utenti e collabora per adeguare la qualità delle prestazioni offerte alle prestazioni attese, anche tramite l'adozione di procedure dirette alla gestione delle segnalazioni, proposte e reclami dei cittadini;
4.	Promuove l'organizzazione ed il coordinamento di una efficace rete di comunicazione interna;
5.	Contribuisce, in collaborazione con gli uffici interessati, alla costituzione e gestione di canali informativi esterni, relativamente alla comunicazione istituzionale;
6.	Collabora all’accrescimento dei contenuti informativi del sito Internet comunale, in particolare per quanto riguarda la banca dati informativa sui procedimenti del Comune. Inoltre, a tal fine, assume la funzione di interlocutore istituzionale che si fa carico di raccogliere segnalazioni e domande e darvi risposta o in prima persona o coinvolgendo gli altri uffici comunali, all’interno dell’area del Forum Telematico usufruibile dal cittadino o attraverso appositi “spazi web” che l’U.O. “Rete Civica” mette a disposizione. 
7.	Informa ed orienta l'utenza sulle modalità di erogazione dei servizi dell'Amministrazione comunale, delle altre Pubbliche Amministrazioni e dei soggetti erogatori di servizi di pubblica utilità operanti sul territorio dell'Area dello Stretto e sulle possibilità di tutela dei cittadini nei confronti delle P.A. in relazione alla eventuale lesione di diritti; 
8.	Coordina i punti di informazione e comunicazione comunali presenti sul territorio per la realizzazione di azioni divulgative, promozionali 
9.	Progetta ed attua campagne di comunicazione mirata;
10.	Coordina le attività di comunicazione svolte dai centralini telefonici;
11.	Si raccorda, per capitalizzarne l’azione comunicazionale, con le società di gestione di servizi comunali;
12.	Formula proposte all’Amministrazione sugli aspetti organizzativi e logistici del rapporto con l’utenza;
13.	Provvede ad informare l’utenza relativamente agli atti ed allo stato dei procedimenti.

TITOLO SECONDO
Organizzazione, risorse

Art.4
Spazio 

1. L’URP è collocato in locali raggiungibili agevolmente e liberi da barriere architettoniche. In tale spazio si svolgono le attività di amministrazione attiva in maggior contatto con i cittadini.
2. E’ dotato di locali e strumentazioni adeguate a consentire sia le attività che richiedono la comunicazione diretta o telefonica con il pubblico (front-office) , che il contemporaneo svolgimento dei compiti e delle funzioni di supporto alle informazioni, all’effettivo esercizio dei diritti di accesso e di partecipazione nonché alla progettazione ed alla realizzazione di iniziative di ricerca e monitoraggio (back-office).

Art 5
Orario di apertura

1.	 L’URP garantisce un adeguato orario di apertura al pubblico, anche nelle ore pomeridiane .

Art. 6
Risorse umane

1)	All’URP è assegnato il personale necessario per il contestuale svolgimento di tutte le funzioni previste dal presente regolamento.
2)	Al Responsabile è richiesto il possesso del diploma di laurea in Scienze della Comunicazione, del diploma di laurea in  Relazioni Pubbliche e altre lauree con indirizzi assimilabili, ovvero, per i laureati in discipline diverse, del titolo di specializzazione o di perfezionamento post-laurea o di altri titoli post-universitari in Comunicazione o Relazioni Pubbliche e materie assimilate rilasciati da Università o Istituti parificati pubblici e privati, ovvero di Master in comunicazione.
3)	Il personale amministrativo, non occupato nelle mansioni tipiche dell’attività di comunicazione, non dovrà possedere titoli specifici, ma dovrà seguire appositi corsi di formazione.  
4)	All’attività di front office non può essere adibito personale di categoria inferiore alla C di cui al vigente Ordinamento professionale di comparto
5)	Tra i profili professionali necessari all’espletamento delle attività di competenza, si individuano quelli compresi nell’area informatica, la figura dello psicologo e del sociologo, nonché in generale le figure di esperti in Comunicazione pubblica.

Art 7
Competenze

 1. Il personale  assegnato all’URP deve possedere le seguenti competenze:
•	conoscenza approfondita dell’organizzazione comunale
•	conoscenze relative ai processi di semplificazione ed alle innovazioni  procedurali introdotte nell’Amministrazione comunale;
•	elevata capacità di avere contatti con il pubblico;
•	conoscenza di base delle dinamiche relazionali e tecniche per la costruzione di supporti di comunicazione (cartacei, video e telematici)
•	conoscenza di base di strumenti e tecniche di monitoraggio e ricerca sociale
2.	Il responsabile dell’URP deve possedere altresì competenze adeguate nel campo della comunicazione integrata e delle tecniche di comunicazione pubblica; 
3.	L’URP così composto garantisce l’erogazione dei servizi ad esso assegnati con le modalità operative ed organizzative definite dal presente regolamento.
4.	Sarà assicurata l’interscambiabilità tra il personale in dotazione, comunque nel rispetto delle rispettive categorie e profili.

Art.8
Formazione del personale

1. Al personale assegnato all’URP, nell’ambito del programma formativo annuale devono essere assicurati aggiornamenti e formazione adeguati per il miglioramento del livello di:
a)	conoscenza di strumenti e tecniche per la raccolta ed archiviazione delle informazioni;
b)	conoscenza dell’uso di strumenti informatici e telematici;
c)	conoscenza di elementi giuridici e normativi;
d)	conoscenza della lingua inglese.
e)	conoscenza dei processi di comunicazione
2.	Il personale già in servizio all’URP alla data del 19.12.01 ed assegnato dovrà completare entro 24 mesi un percorso formativo integrativo, articolato sulle diverse discipline della comunicazione e della informazione, di almeno 60 ore per il personale con anzianità nel servizio di 2 anni, di almeno 90 ore per il personale di anzianità inferiore, o di nuova assegnazione.

Art. 9
Risorse finanziarie

Per lo svolgimento delle proprie funzioni, sono destinate all’URP, annualmente, risorse finanziarie adeguate al raggiungimento degli obiettivi, fissati in sede di predisposizione del piano economico di gestione.

Art.10
Organizzazione delle attività

1.	Le attività dell’URP si esplicano, oltre che attraverso il programma previsto per la comunicazione istituzionale non pubblicitaria, anche attraverso la pubblicità e gli accordi di sponsorizzazione, l’organizzazione di manifestazioni e la partecipazione a rassegne specialistiche, fiere e congressi.
2.	Le attività dell’URP sono attuate con ogni mezzo di trasmissione idoneo a rassicurare la necessaria diffusione di messaggi, anche attraverso la strumentazione grafico-editoriale, i mezzi di comunicazione di massa, la pubblicità esterna, le affissioni, le strutture informatiche, le funzioni di sportello, la Rete Civica, le iniziative di comunicazione integrata ed i sistemi telematici multimediali

         TITOLO III
SERVIZI AI CITTADINI

CAPO I
Informazioni

Art 11
Sportello informativo

1.	Le informazioni dell’URP riguardano tutti i servizi erogati dal Comune di Reggio Calabria.
2.	Le informazioni di primo livello si riferiscono indicativamente a: 
a)	 servizi erogati;
b)	 modalità di fruizione;
c)	 tariffe praticate;
d)	modalità di svolgimento dei procedimenti amministrativi;
e)	possibilità di tutela dei cittadini nei confronti della Pubblica Amministrazione;
f)	procedimenti di altre Amministrazioni;
g)	servizi svolti da soggetti erogatori di servizi di pubblica utilità.
3.	L’informazione deve essere chiara, esatta, tempestiva, completa e garantita anche attraverso mezzi telefonici e telematici;
4.	Qualora le richieste richiedano ricerche complesse, la risposta sarà fornita anche via telefono o fax in un termine di tempo brevissimo, di norma non superiore alle 72 ore.

Art. 12
Guida ai servizi

1.	Per facilitare l’utilizzazione dei servizi offerti dall’Amministrazione ai cittadini è predisposta una “Guida ai servizi del Comune di Reggio Calabria”. 
2.	La bozza di progetto della guida è predisposta dal responsabile dell’URP e valutata dalla Conferenza dei Dirigenti in sede di coordinamento, che ne stabilisce anche le modalità di diffusione ed i tempi di ristampa e di adeguamento ed è approvato dalla Giunta Comunale;
3.	Gli atti connessi alla pubblicazione ed alla diffusione della Guida sono di competenza del Dirigente di Organizzazione e Risorse Umane.
4.	La guida è predisposta in lingua italiana ed eventualmente anche in lingua  inglese. 

CAPO II
Ascolto

Art. 13
Ascoltiamo per migliorare

1.	La partecipazione dei cittadini all’attività del Comune di Reggio Calabria è garantita tramite il servizio “Segnalazioni – suggerimenti – reclami”.
2.	Il servizio è gestito dall’ URP secondo le modalità definite nel progetto “Sportello Virtuale”.
3.	Copia dei suggerimenti è inviata alla Giunta comunale, al Dirigente competente ed al responsabile del procedimento interessato.
4.	Nella predisposizione del reclamo l’utente può avvalersi dell’assistenza dell’URP.
5.	Sul reclamo l’URP riferisce al cittadino utente con la massima celerità e comunque non oltre 30 gg. dalla presentazione circa gli accertamenti compiuti.

Art. 14
Centralino

1.	Il servizio del Numero Verde è coordinato dall’URP.
2.	Per il servizio telefonico possono essere impegnate risorse umane straordinarie appositamente formate quali: soci CUP, Obiettori di coscienza in servizio presso il Comune.
3.	L’andamento del servizio è monitorato con reports trimestrali.

CAPO III
Progettazione e procedure

Art. 15
Progetti di comunicazione

1.	La Conferenza dell’Informazione e della Comunicazione di cui al successivo art. 25 predispone e propone al Sindaco il programma di comunicazione realizzabile nell’anno successivo, comprensivo dei progetti di comunicazione a carattere pubblicitario che prevedono la diffusione dei messaggi sui mezzi di comunicazione di massa, il contenuto dei messaggi, i destinatari e i soggetti coinvolti nella realizzazione, ivi inclusi gli sponsor, la previsione delle modalità e dei mezzi ritenuti più idonei al raggiungimento della massima efficacia della comunicazione.
2.	Iniziative di comunicazione non previste dal programma di cui al c. 1 possono essere promosse e realizzate soltanto per particolari e contingenti esigenze sopravvenute nel corso dell’anno. 
3.	Il Dirigente dell’U.O. “Organizzazione e Risorse umane” in raccordo con l’organo politico esplicita l’obiettivo in sede di predisposizione del piano economico di gestione, o comunque con proposta alla Giunta.

Art. 16
Semplificazione Amministrativa

1.	L’URP svolge attività di monitoraggio in materia di semplificazione amministrativa.
2.	Il Dirigente dell’U.O. “Organizzazione e Risorse Umane” può richiedere la convocazione di apposite Conferenze dei Dirigenti allo scopo di proporre interventi sulle procedure, relativamente all’evolversi della normativa in materia di semplificazione amministrativa.

    Art. 17
Altri servizi

1.	Qualunque attività di comunicazione (pubblicazioni, sportello informativo, sponsorizzazioni, etc) indirizzata ad una pluralità di soggetti da qualunque settore proposta, ovvero per qualunque servizio gestito, anche in convenzione, deve essere concordata preventivamente ed espletata di concerto con l’URP.
2.	L’URP predispone ed aggiorna tempestivamente un “Elenco informativo di primo impatto” da distribuire agli addetti al servizio di centralino nonché al Numero Verde contenente le informazioni minime necessarie per l’espletamento del servizio.
3.	Cura altresì la distribuzione della modulistica di altri enti pubblici e di altri soggetti che erogano servizi di pubblica utilità.
4.	Garantisce attività di segretariato per gli utenti disabili.

TITOLO IV
QUALITA’ DEI SERVIZI 

CAPO I
Iniziative di miglioramento

Art. 18
Ambito di intervento

1.	Anche con il supporto delle procedure informatiche l’URP promuove iniziative volte al miglioramento dei servizi per il pubblico, alla accelerazione delle procedure e all’incremento delle modalità di accesso informale alle informazioni in possesso dell’Amministrazione e ai documenti amministrativi.
2.	Attraverso l’ascolto dei cittadini sono attuati i processi di verifica della qualità dei servizi e di gradimento degli stessi da parte degli utenti.
3.	Gli organi di indirizzo annualmente, in sede di approvazione della relazione previsionale e programmatica, stabiliscono quali servizi erogati dal Comune di Reggio Calabria sono da sottoporre ad attività di monitoraggio.
4.	Nei Piani esecutivi di gestione sono definiti i risultati attesi riferiti agli obiettivi dell’Amministrazione, nonché gli strumenti da utilizzare per lo scopo.

Art. 19
Strumenti di monitoraggio

1.	E’ demandata all’URP l’attività di monitoraggio delle relazioni tra cittadini ed uffici, nonché di ogni attività comunicazione interna ed esterna.
2.	E’ demandata altresì l’attività di monitoraggio sul grado di soddisfazione dell’utenza per servizi erogati dal Comune e sull’evoluzione dei bisogni e delle esigenze è svolta dall’ufficio URP attraverso:
a)	servizio segnalazione e reclami;
b)	questionari da inviare agli utenti;
c)	interviste a campione;
d)	condizioni di riunioni pubbliche.
3.	L’URP registra su base informatica i reclami, le segnalazioni e le proposte presentate dai cittadini, trasmettendone tempestivamente comunicazione al Dirigente del settore interessato.
4.	L’elenco dei reclami viene trasmesso anche all’ufficio di Controllo Interno

CAPO II
Comunicazione esterna
Art. 20
Attività editoriale

1. il Comune di Reggio Calabria per garantire una costante informazione e comunicazione con i cittadini realizza un periodico, almeno bimestrale, denominato “Il Bollettino comunale”, per la pubblicazione delle informazioni previste nel vigente Statuto comunale. 
2. Uno spazio del Bollettino è dedicato alla funzione comunicazionale dell’URP, e comprenderà, oltre alle comunicazioni istituzionali, anche argomenti di interesse delle Circoscrizioni, di Associazioni, di gruppi di cittadini. 
Questi ultimi potranno intervenire anche su argomenti proposti dal gruppo redazionale
Gli interventi dei cittadini dovranno riferirsi al tema stabilito e non contenere riferimenti di tipo personale. La pubblicazione è decisa dal Comitato redazionale e per tali interventi, laddove pubblicati, nulla è dovuto al Comune.

3 Nel Bollettino comunale, al fine di garantire il massimo coordinamento ed economicità, oltre che unitarietà ed efficacia alla politica comunicazionale,  confluiranno tutte le iniziative editoriali dei vari assessorati e settori comunali.

4. Gli uffici trasmettono alla sede del Comitato redazionale entro 10 giorni dalla richiesta da parte dello stesso gli articoli informativi o gli elementi utili per la predisposizione degli stessi.

5. Il periodico oltre ad essere distribuito in forma cartacea è pubblicato anche sulla Rete Civica.

6. La  pubblicazione e la distribuzione sono  di competenza dell’ufficio stampa.

7. Il Comune con un house organ favorisce la comunicazione interna e la circolarità delle informazioni tra Amministrazione, dipendenti ed organizzazioni sindacali.
a.	Il periodico è pubblicato sulla Rete Civica e può essere pubblicato anche in forma cartacea. 
b.	Al fine di favorire la partecipazione di tutto il personale uno spazio è dedicato agli interventi di coloro che vogliano dare un contributo.
       
8  Il capo ufficio Stampa è il direttore responsabile delle pubblicazioni, non aventi carattere meramente promozionale. Il Sindaco o suo delegato ne è il direttore editoriale.

Art 21
Comitato redazionale

1. La redazione del Bollettino comunale, compreso lo spazio denominato il Comune Informa, e dell’house organ fanno capo ad un Comitato composto dai seguenti membri effettivi:
Capo ufficio stampa, Responsabile dell’ufficio del Portavoce, Responsabile dell’URP, Responsabile della Rete Civica, il Dirigente dell’U.O. Organizzazione
2. Possono partecipare alle riunioni del comitato i responsabili degli uffici di staff del Sindaco e del Vicesindaco. Il Comitato è inoltre di volta in volta integrato con i referenti di cui al successivo art.24.

Art. 22
Incontri con i cittadini

1.	L’ascolto e la comunicazione ai cittadini sui diritti dell’utenza e sui servizi erogati dal Comune può essere effettuato anche tramite l’organizzazione di incontri ad essi rivolti.
2.	L’organizzazione e la gestione di tali iniziative è di competenza del Dirigente del servizio interessato con la collaborazione del responsabile URP.

Art. 23
Rapporti con gli altri URP

1. I rapporti con gli URP di Enti diversi sono curati dal responsabile dell’URP.

CAPO III
La comunicazione interna

Art. 24
La Consulta per la comunicazione interna

1.	I Dirigenti individuano un referente, di categoria non inferiore alla C e ne dispongono la partecipazione alla Consulta per la comunicazione interna che ha sede presso l’URP.
2.	La Consulta è un organismo dinamico, è convocata anche a mezzo di posta elettronica ed è presieduta dal responsabile dell’URP
3.	A conclusione di ogni riunione viene steso un verbale, di cui viene inviata copia, tramite i referenti, ai Dirigenti.
4.	I singoli referenti possono essere convocati, in relazione alle questioni di competenza dell’Unità organizzativa di appartenenza, alle riunioni del Comitato redazionale di cui al precedente art. 22

Art.25
Conferenze dell’Informazione e della Comunicazione

1.	E’ istituita la Conferenza di Informazione e della Comunicazione dell’URP con la funzione di raccordo operativo e di coordinamento di tutte quelle attività ed iniziative aventi rilevanza ai fini della legge 150/2000 ed in conformità a quanto previsto negli artt. precedenti.
2.	La Conferenza è convocata e presieduta dal  Dirigente dell’U. O. “Organizzazione e Risorse Umane” - ovvero dal responsabile dell’URP se delegato - che relaziona al Sindaco ed alla Giunta Comunale in forma scritta circa le determinazioni adottate.
3.	La Conferenza è convocata, anche per posta elettronica, con almeno 5 gg. di anticipo.
4.	I componenti effettivi della Conferenza sono: il Responsabile dell’URP, il Capo ufficio stampa, il Portavoce del Sindaco.
5.	Alla struttura di coordinamento di cui al presente articolo spetta il compito di presentare al vertice dell’amministrazione entro il 30 novembre di ogni anno il Piano della Comunicazione.
6.	La Conferenza ha sede presso l’URP. 

Art. 26
Modalità comunicazionali

1.	Gli uffici trasmettono all’URP le informazioni di cui al precedente articolo 11 a mezzo di posta elettronica.
2.	Le informazioni sono trasmesse all’URP di regola entro 5 giorni, e comunque al  verificarsi delle condizioni per l’esercizio dei compiti di cui agli artt. 2 e 3..
3.	Tutti gli atti che hanno rilevanza ai fini della comunicazione interna ed esterna devono contenere la seguente dicitura “di trasmettere copia del seguente atto all’URP ai fini della comunicazione interna ed esterna” 

CAPO IV
SEMPLIFICAZIONE 

Art. 27
Revisione, Razionalizzazione e standardizzazione delle procedure amministrative

1.	L’URP nel proporre iniziative volte alla semplificazione e standardizzazione delle procedure amministrative, si rapporta con il responsabile dell’U.O. “Organizzazione ”
2.	La revisione delle procedure deve riguardare prioritariamente quelle materie che hanno un forte impatto sull’utenza, che siano state oggetto di notevoli modificazioni legislative o che siano state oggetto di un significativo numero di reclami da parte dei cittadini 

Art. 28
Predisposizione della modulistica

1.	Nella redazione della modulistica ad uso degli utenti e dei contribuenti comunali deve essere adottato un linguaggio chiaro e comprensibile.
2.	La modulistica è predisposta e aggiornata dai responsabili dei procedimenti interessati in raccordo con l’URP.

Art. 29
Assistenza alla compilazione e consegna

1.	E’ assicurata l’assistenza alla compilazione della modulistica da parte degli utenti e dei contribuenti comunali. 
2.	La modulistica compilata è consegnata dai contribuenti e dagli utenti direttamente agli uffici titolari della procedura.

TITOLO V

DISPOSIZIONI FINALI

Art. 30
Programmazione annuale 

1.	Entro i termini previsti per la predisposizione del Bilancio di Previsione il responsabile dell’URP presenta al proprio Dirigente il programma annuale delle attività, specificando anche le azioni da realizzare in forma congiunta con gli URP di altre Amministrazioni e le risorse finanziarie necessarie, prevedendo anche la possibilità di accordi di sponsorizzazione. 
2.	Il Dirigente comunica al Dipartimento della Funzione Pubblica le attività realizzate nell’anno per il miglioramento della qualità dei servizi, al fine di un’adeguata pubblicizzazione delle stesse.

Art. 31
Abrogazione e rinvio

1.	E’ abrogata ogni disposizione contenuta in regolamenti comunali in contrasto con quelle del presente regolamento.
2.	Per quanto non previsto dal presente regolamento si rinvia alle disposizioni di legge.